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Wichtigkeit des Datenimports und -exports in einer Cloud-/SaaS-Lösung

In der digitalen Ära ist die Flexibilität und Kontrolle über die eigenen Daten von zentraler Bedeutung. Wenn Unternehmen oder Einzelpersonen sich für Cloud- oder SaaS-Lösungen, wie inoxision.NOW, entscheiden, ist die Möglichkeit, Daten zu importieren und zu exportieren, ein entscheidender Faktor. Dies ermöglicht nicht nur eine nahtlose Integration bestehender Daten, sondern stellt auch sicher, dass Nutzer ihre Datenhoheit behalten. Das Selbstimportieren oder -exportieren von Daten gibt den Nutzern ein Gefühl von Autonomie und Kontrolle. Sie sind nicht an einen Anbieter gebunden und können Daten nach Belieben verschieben, besonders nützlich bei kleineren Datenmengen oder speziellen Datensätzen.v Bei größeren Datenmengen jedoch, wo lange Uploadzeiten und komplexe Datenstrukturen ins Spiel kommen, kann es sinnvoll sein, auf professionelle Hilfe zurückzugreifen. Hierbei bieten wir unseren Datenimport- und -exportservice zu Festpreisen an. Dies garantiert unseren Kunden nicht nur einen effizienten und reibungslosen Prozess, sondern auch Kostentransparenz und Planungssicherheit. Das Ergebnis ist eine Kombination aus Datenintegrität, Professionalität und Kosteneffizienz.

Einfache Integration mit inoxision.NOW Schnittstellen

In der digital vernetzten Arbeitswelt von heute ist es entscheidend, dass unterschiedliche Softwaresysteme effizient miteinander kommunizieren können. inoxision.NOW hat dies erkannt und stellt deshalb diverse Schnittstellen zur Anbindung von Fremdsoftware und Systemen bereit. Während die bereitgestellte REST API eine leistungsstarke Möglichkeit für tiefgreifende Integrationen bietet, ist sie dennoch oft mit einem höheren Entwicklungsaufwand verbunden. Als Antwort auf diesen Bedarf bietet inoxision.NOW eine skriptbasierte Schnittstelle an. Diese Alternative zielt darauf ab, den Integrationsprozess drastisch zu vereinfachen und für viele Unternehmen zugänglicher zu machen. Statt umfangreicher Programmierarbeit erlaubt diese Schnittstelle eine leichtgewichtige Anbindung, was nicht nur Zeit spart, sondern auch die Kosten erheblich senkt. Solch eine skriptbasierte Integration kann in vielen Fällen sinnvoller sein, da sie Flexibilität bietet und gleichzeitig die Einfachheit des Prozesses gewährleistet, insbesondere wenn eine tiefe Systemintegration nicht erforderlich ist.

Individuelle Dokumentenschlagworte mit inoxision.NOW

Während die Struktur eines Mailarchivs in der Regel durch feste Parameter wie Absender, Empfänger, Betreff und Datum/Zeit vorgegeben ist, erfordert die Archivierung von Dokumenten oft eine flexiblere Herangehensweise. Mit inoxision.NOW in der Ausbaustufe Mail&Dokumente wird Unternehmen eine bewährte Struktur von Dokumentenschlagworten angeboten, die auf jahrelanger Erfahrung basiert. Diese Struktur ermöglicht einen unkomplizierten Einstieg und sichert eine effiziente Dokumentenablage. Für Organisationen, die jedoch individuellere Ansprüche an ihre Dokumentenarchivierung stellen, bietet die Ausbaustufe Mail&Dokumente Pro die Möglichkeit, die Struktur der Dokumentenschlagworte nach eigenen Bedürfnissen anzupassen. Dies gibt Unternehmen die Flexibilität, ihre Archivierung genau auf ihre spezifischen Anforderungen zuzuschneiden, um optimale Ergebnisse in Sachen Ordnung und Auffindbarkeit zu erzielen.

Anpassungsfähige Erkennungslogik für spezifische Anforderungen mit inoxision.KI

Die inoxision.KI-Technologie in „Mail & Dokumente Pro“ bietet nicht nur eine beeindruckende Standarderkennung für Dokumenteninformationen, sondern auch eine hohe Anpassungsfähigkeit an spezifische Anforderungen und Bedürfnisse. Abhängig von der Branche oder den speziellen Anforderungen eines Unternehmens kann die Erkennungslogik so modifiziert werden, dass sie branchenrelevante Daten präzise identifiziert und in entsprechenden Schlagworten katalogisiert. Diese maßgeschneiderte Anpassung ermöglicht eine noch effizientere und zielgerichtete Archivierung und Kategorisierung von Dokumenten. Es entsteht eine enorme Flexibilität, die es ermöglicht, die KI-Technologie optimal an die jeweiligen betrieblichen Gegebenheiten und Besonderheiten anzupassen. So wird gewährleistet, dass stets die relevantesten und wertvollsten Informationen aus Dokumenten extrahiert und ordnungsgemäß gespeichert werden, unabhängig von der Branche oder den spezifischen Dokumenteninhalten.

Mail & Dokumente Pro: Die selbstverwaltende Dokumentenablage dank inoxision.KI

Mit der „selbstverwaltenden Dokumentenablage“ in der Ausbaustufe „Mail & Dokumente Pro“ setzt inoxision.NOW neue Maßstäbe in der Dokumentenverwaltung. Mithilfe der fortschrittlichen inoxision.KI-Technologie können Dokumente nicht nur automatisch verschlagwortet, sondern auch relevante Informationen daraus extrahiert werden. Belegnummern, Datumsangaben, Beträge, Vertragsnummern und viele weitere Details werden zuverlässig identifiziert und zugeordnet. Die Stärke einer solchen KI-Technologie liegt in ihrer Fähigkeit, komplexe Muster und Informationen in Dokumenten zu erkennen, die über das hinausgehen, was herkömmliche Software leisten kann. Sie kann dabei eine Vielzahl an Dokumententypen und -strukturen verarbeiten, wodurch die Erfassungsrate und Genauigkeit erheblich gesteigert werden. Für den Anwender bedeutet dies eine erhebliche Arbeitsersparnis. Dokumente können einfach an eine dedizierte E-Mail-Adresse des Archivs gesendet werden. Von dort aus übernimmt die inoxision.KI die Aufgabe, diese vollautomatisch zu erkennen, zu kategorisieren und entsprechend im System abzulegen. Dies revolutioniert den Prozess der Dokumentenarchivierung, macht ihn effizienter und minimiert den manuellen Aufwand

inoxision.NOW: Mehr als nur Mailarchivierung

Während inoxision.NOW bereits eine effiziente Lösung für die Mailarchivierung bietet, geht es in den Ausbaustufen „Mail & Dokumente“ sowie „Mail & Dokumente Pro“ noch einen Schritt weiter. Es ermöglicht nicht nur die Archivierung von E-Mails, sondern auch von einer Vielzahl anderer Dateitypen und Dokumenten. Dazu gehören Belege, Verträge, allgemeine Korrespondenz, Bilder und viele weitere. Unabhängig vom Dokumententyp profitieren die Anwender von einer leistungsstarken OCR-Funktion, die den Textinhalt von gescannten Dokumenten und Bildern erkennen kann. Dies, kombiniert mit einer Volltextsuche, gewährleistet, dass Informationen schnell und mühelos gefunden werden können, selbst wenn sie tief in den archivierten Daten vergraben sind. Insgesamt erweitert inoxision.NOW mit diesen Funktionen seinen Anwendungsbereich enorm und bietet Unternehmen ein umfassendes Tool für eine effiziente und zentrale Datenverwaltung.

Der inoxision Druckertreiber: Nahtlose Archivierung direkt aus Ihrer Software

Der inoxision Druckertreiber: Nahtlose Archivierung direkt aus Ihrer Software. In modernen Unternehmen entstehen täglich zahlreiche Dokumente in Systemen wie ERP, CRM und Finanzbuchhaltungsprogrammen. Der inoxision Druckertreiber bietet hierfür eine ideale Lösung zur unkomplizierten Archivierung. Statt umständlicher Schnittstellen oder manueller Übertragungen können Anwender einfach den „Druck“-Befehl in ihrer Software nutzen, um Dokumente direkt ins Archiv zu senden. Dank flexibler Steuerzeichen lässt sich der Ablageprozess präzise vorgeben und Schlagworte werden automatisch übertragen. Dies vereinfacht und beschleunigt den Archivierungsvorgang erheblich und sorgt für eine zuverlässige und strukturierte Ablage Ihrer Daten.

Der inoxision Aktenplan: Maßgeschneiderte Digitalisierung

Mit dem inoxision Aktenplan treten Sie souverän in die Ära der Digitalisierung ein, ohne bewährte Aktenstrukturen zu opfern. Er bietet Ihnen vollkommene Flexibilität, um eine maßgeschneiderte Organisation für E-Mails, Belege und diverse Dateien zu gestalten. Sein intuitives Design, das eine Anpassung per Drag&Drop erlaubt, ermöglicht eine unkomplizierte Kategorisierung nach Projekten, Zuständigkeiten und weiteren individuellen Kriterien. Jenseits der reinen Archivierung unterstützt der Aktenplan auch in der Verwaltung von Aufgaben wie Freigaben und Workflows. Durch die maßgeschneiderte Strukturierung wird die Dokumentensuche vereinfacht, was erhebliche Zeitersparnis und maximalen Mehrwert für alle Nutzer bedeutet.

inoxision.drive: Intuitive Archivzugriffsintegration in Microsoft Windows

Mit immer wachsenden Datenmengen suchen Unternehmen ständig nach effizienteren Wegen, um ihre Daten verfügbar und zugänglich zu machen, ohne die Benutzerfreundlichkeit zu beeinträchtigen. Hier setzt inoxision.drive an. Intuitive Integration in das gewohnte Umfeld: inoxision.drive stellt archivierte Daten als Festplattenlaufwerk innerhalb von Microsoft Windows dar. Für Anwender bedeutet dies, dass sie auf archivierte Daten zugreifen können, ohne ihre gewohnte Arbeitsumgebung, den Windows Explorer, verlassen zu müssen. Dies reduziert die Einarbeitungszeit und erhöht die Benutzerakzeptanz. Flexible Ordnerstruktur: Anwender haben die Freiheit, die Struktur der Ordner je nach den individuellen Anforderungen ihres Unternehmens zu gestalten, sei es nach Kunden, Projekten oder Zeiträumen. Dies gewährleistet, dass das Datenarchiv den organisatorischen Bedürfnissen des Unternehmens entspricht und nicht umgekehrt. Native Anbindung für andere Software: Da inoxision.drive die Daten als normales Laufwerk präsentiert, können andere Softwareanwendungen problemlos darauf zugreifen, ohne dass spezielle Clients oder Plugins erforderlich sind. Dies erleichtert die Integration in bestehende Workflows und Prozesse erheblich. Schneller, direkter Zugriff: Durch die direkte Einbindung in das Betriebssystem bietet inoxision.drive einen schnellen und unkomplizierten Zugriff auf archivierte Daten. Die Suche, das Abrufen und sogar das Speichern von Daten wird zu einem nahtlosen Vorgang, der keinen zusätzlichenSchulungsaufwand erfordert

Vorteile der vielseitigen Client-Unterstützung durch inoxision.NOW

In unserer digital vernetzten Welt ist der Zugriff auf wichtige Daten und Dokumente von überall und von jedem Gerät aus ein entscheidender Vorteil. inoxision.NOW bietet eine breite Palette von Clients und Plugins, um genau diese Flexibilität zu ermöglichen. Aber warum ist diese umfangreiche Client-Unterstützung so wichtig? Plattformübergreifende Kompatibilität: Mit Clients für Windows, macOS, iOS und Android stellt inoxision.NOW sicher, dass jeder Benutzer, unabhängig von seiner bevorzugten Plattform, Zugriff auf das Archiv hat. Dies erhöht die Benutzerakzeptanz und sorgt dafür, dass alle Mitarbeiter auf konsistente Informationen zugreifen können. Mobiler Zugriff mit nativen Apps:Benutzererfahrung: Native Apps sind speziell für das jeweilige Betriebssystem entwickelt und bieten daher eine optimierte Benutzererfahrung. Sie sind in der Regel schneller, reaktionsfreudiger und integrieren sich besser in das jeweilige Ökosystem des Geräts. Mailrecherche: Ohne ein dediziertes Mailarchiv kann die Suche nach älteren E-Mails auf mobilen Geräten mühsam und nahezu unbenutzbar sein. Die Speicherbegrenzungen mobiler Geräte und die Beschränkungen herkömmlicher Mailclients können die Recherche nach älteren Nachrichten erschweren. Mit einem spezialisierten Mailarchiv-Client wie dem von inoxision.NOW wird dieser Prozess erheblich vereinfacht. Webclient:Ortsunabhängiger Zugriff: Ein Webclient ermöglicht den Zugriff auf das Archiv von jedem Gerät aus, das über einen Webbrowser verfügt. Dies ist besonders nützlich für Mitarbeiter, die von verschiedenen Orten aus arbeiten oder keinen Zugriff auf ihre Hauptarbeitsstation haben. Keine Installation erforderlich: Ein Webclient erfordert keine Installation von Software, was ihn zu einer idealen Lösung für temporäre Arbeitsplätze oder für Mitarbeiter macht, die mit eingeschränkten IT-Berechtigungen arbeiten. Outlook-Plugins: Durch die Integration in eines der am häufigsten genutzten E-Mail-Clients können Benutzer ihre E-Mails nahtlos archivieren und durchsuchen, ohne ihre gewohnte Arbeitsumgebung verlassen zu müssen. Zusammengefasst bietet inoxision.NOW durch seine umfassende Client-Unterstützung und Integration eine beispiellose Flexibilität und Effizienz für Unternehmen jeder Größe. Es ermöglicht Benutzern, ihre Arbeit effektiver und unabhängiger von ihrem Standort oder Gerät zu erledige Funktion verfügbar bei START, BASIC und Pro

Archivierung von E-Mails: Mehr als nur rechtliche Sicherheit

Die Archivierung von E-Mails hat sich in der digitalen Geschäftswelt als unverzichtbare Praxis etabliert: Rechtliche Anforderungen: Gesetzliche Vorschriften in vielen Ländern verlangen von Unternehmen, ihre elektronische Korrespondenz über bestimmte Zeiträume hinweg unverändert zu speichern. Dies stellt sicher, dass im Falle von Rechtsstreitigkeiten oder regulatorischen Prüfungen entsprechende Beweismittel vorhanden sind. Backup vs. Archivierung: Während Backups Daten vorübergehend und zur schnellen Wiederherstellung speichern, zielt die Archivierung auf die langfristige, strukturierte und unveränderliche Aufbewahrung von Informationen ab. Praktische Vorteile:Schneller Zugriff: Dank eines gut strukturierten Archivs lassen sich E-Mails zügig auffinden und abrufen. Reduzierter Speicherbedarf: Das Auslagern älterer E-Mails spart Speicherplatz und kann die Systemleistung verbessern. Schutz vor Datenverlust: Archivierte E-Mails sind vor versehentlichem Löschen oder anderen Fehlern sicher. Sicherheit bei Cloud-Anbietern: Wenn das E-Mail System bei einem Cloud-Anbieter liegt, bietet eine separate Archivierung einen zusätzlichen Sicherheitspuffer. Bei Störungen des Anbieters oder bei einem Anbieterwechsel hat man trotzdem Zugriff auf seine Mails. Zudem können einige Cloud-Anbieter nicht immer die rechtlichen Aufbewahrungsfristen erfüllen, die ein spezialisiertes E-Mail-Archiv gewährleisten kann. Erweiterte Suchfunktion: Ein hochwertiges Mailarchiv ermöglicht eine Volltextsuche sowohl in den E-Mails selbst als auch in deren Anhängen. Dies übersteigt die Suchkapazitäten herkömmlicher E-Mail- Clients bei Weitem und erleichtert das Auffinden spezifischer Informationen erheblich. Die E-Mail-Archivierung bietet somit nicht nur rechtliche, sondern auch operative Vorteile, die den Arbeitsalltag effizienter, sicherer und komfortabler gestalten.

inoxision PROTECT – Schutz vor Schadcode bei Dokumentabruf

inoxision PROTECT ist eine innovative Schutzfunktion, die beim Abruf von Dokumenten aus dem Archiv eine umfassende Prüfung auf Schadsoftware durchführt. Bei der Mailarchivierung beispielsweise besteht die Herausforderung, dass E-Mails aufgrund rechtlicher Anforderungen so schnell wie technisch möglich archiviert und anschließend nicht mehr verändert werden dürfen. Dies führt zum sogenannten „0-Day-Problem“, bei dem neue Schadsoftware oft erst nach einer gewissen Zeit von Schutzprogrammen erkannt wird, obwohl sie bereits unveränderlich im Archiv gespeichert ist. inoxision PROTECT tritt genau hier in Aktion: Beim Abrufen der Dokumente oder Nachrichten, die oft erst lange nach ihrer Archivierung benötigt werden, wird jeglicher potenziell enthaltener Schadcode mit hoher Wahrscheinlichkeit identifiziert, da die Erkennungsmuster der Schutzsoftware mittlerweile aktualisiert wurden. Ohne inoxision PROTECT wäre man gezwungen, sich allein auf lokale Schutzsoftware zu verlassen – ein Risiko, das mit unserer Funktion minimiert wird.

Verschlüsselte Übertragung und Speicherung im Rechenzentrum

Die Sicherheit Ihrer Daten steht für uns an oberster Stelle. Deshalb setzen wir auf den AES-Standard (Advanced Encryption Standard), eine der sichersten und anerkanntesten Verschlüsselungsmethoden weltweit. Sowohl während der Übertragung als auch bei der Speicherung im Rechenzentrum werden Ihre Daten mittels AES hochverschlüsselt. Diese Methode garantiert, dass Ihre Daten gegen unerlaubte Zugriffe und potenzielle Cyberangriffe geschützt sind. Die Verwendung von AES stellt sicher, dass selbst im unwahrscheinlichen Fall eines Datenlecks, die Informationen für Unbefugte unlesbar bleiben.

Backup im zweiten Rechenzentrum (Georedundant)

Um die Sicherheit zu maximieren, speichern wir Daten nicht nur in einem Rechenzentrum eines Anbieters verschlüsselt, sondern übertragen diese parallel auch in ein Rechenzentrum eines anderen Anbieters an einem separaten Standort. Selbstverständlich erfolgt auch dort die Speicherung in hochverschlüsselter Form. Durch diese georedundante Sicherung sind wir selbst für den unwahrscheinlichen Fall einer Zerstörung der Daten durch gravierende Ereignisse wie Brände, extreme Unwetter oder ähnliches bestens gerüstet.

Hosting in deutschen Rechenzentren:

Datenschutz ist uns bei Inoxision.NOW sehr wichtig. Deshalb wird unser Dienst in deutschen Rechenzentren gehostet, die nicht nur über umfangreiche Zertifizierungen verfügen, sondern auch den hohen Datenschutzstandards und -richtlinien Deutschlands entsprechen.*1 In Deutschland gehostete Daten profitieren von strengen Datenschutzgesetzen, die darauf abzielen, die Privatsphäre der Nutzer zu schützen und sicherzustellen, dass Unternehmen die Daten ihrer Kunden verantwortungsbewusst behandeln. Dies bedeutet, dass Ihre Daten sicher, vertraulich und vor unberechtigtem Zugriff geschützt sind. Zertifizierungen gewährleisten zudem, dass die Rechenzentren nach bewährten Best Practices operieren und ständige Sicherheitsüberprüfungen und -aktualisierungen durchlaufen. *1 Stand 09/23: hauptsächlich Gridscale und Hetzner.

Unbegrenzte E-Mail-Konten / Postfächer

Bei Inoxision NOW müssen nur die Benutzer lizenziert werden, die auch im Archiv suchen. Die Anzahl der E-Mail-Konten oder Postfächer, deren Daten archiviert werden sollen, wird nicht lizenziert. Dadurch sind die Kosten kalkulierbar, und es muss keine Rücksicht bei der Nutzung von Gruppen- oder Funktionsadressen genommen werden.

Erweiterbar Umstieg auf inoxision ARCHIVE

Alle inoxison .Now Nutzer haben jederzeit die Möglichkeit auf die Version inoxision ENTERPRISE Suite umzusteigen. Die Version inoxision ENTERPRISE Suite bietet eine Vielzahl an Funktionen: – E-Mail- und Dokmentenarchivierung– DMS Dokumentenmanagement– Workflows– Integration inoxision ENTERPRISE Suite steh für effizienten Belegfluß im Unternehmen. Der Verwaltungsaufwand bei Aufgaben wie der Bearbeitung der Eingangspost, der Belegverteilung und der Ablage von Dokumenten kostet wertvolle Arbeitszeit. Wichtige Dokumente wie Eingangsrechnungen, Rückläuferbelege, Lieferscheine und Geschäftspost werden oft noch von Hand zu Hand im Unternehmen verteilt. Fällt ein Mitarbeiter aus, wird der Belegfluß unterbrochen und wichtige Informationen bleibenunbearbeitet liegen. Mit inoxision ARCHIVE können Sie den Belegfluß im Unternehmen steuern und wichtige Aufgaben verteilen, Genehmigungsprozesse abbilden sowie standortübergreifende Informationen zusammenfassen. Dabei haben berechtigte Mitarbeiter per Mausklick Zugriff auf gewünschte Dokumente und Informationen. Der Aufwand wird reduziert und Übertragungsfehler werden vermieden, was die Effizienz steigert und nachhaltig die Kosten senkt. Transparenz und Nachvollziehbarkeit bringen dabei klare Wettbewerbsvorteile. Weitere Infomationen: www.inoxision.de

Druckertreiber für Microsoft Windows z.B. zur automatischen Belegarchivierung

Ein herausragendes Merkmal von inoxision ARCHIVE ist der enthaltene Windows-Archivdruckertreiber. Mit ihm können Sie Ausdrucke aus jeder Windows-Software archivieren – beispielsweise also die in einer Warenwirtschaft erstellten Ausgangsrechnungen oder in Word erstellten Geschäftsbriefe. In der Praxis drucken Sie das jeweilige Dokument nicht auf dem normalen Büro-Drucker aus, sondern wählen den inoxision-Archivdrucker – und schon ist das Dokument archiviert. Die jeweiligen Dokumentenschlagworte (beispielsweise Belegnummer oder Belegdatum bei einer Ausgangsrechnung) können direkt mit im Ausdruck übergeben werden, so dass ein vollautomatischer Ablageprozess ermöglicht wird. Der inoxision ARCHIVE Windows-Druckertreiber ist für Terminalserver geeignet.

Zugriff per Smartphone App (Ablage) (iOS und Android)

Mit den inoxision Smartphone / Tablet Apps erhält jeder inoxision Archive Nutzer die Option, ausgehend von jeweils zwei mobilen Endgeräten auf das Archiv zuzugreifen. Somit können auch von unterwegs sofort Informationen aus dem Archiv-Datenpool abgerufen werden. Highlights:– Volltextsuche – Maskensuche– Dokumententypen-Auswahl– Datenbankwechsel – Sortierfunktionen Der mobile Zugriff findet verschlüsselt statt und wird optional von Ihrem inoxision Archive Fachhandelspartner oder Ihrem Administrator eingerichtet.

Zugriff per Smartphone App (Recherche) (iOS und Android)

Zugriff per Microsoft Windows Laufwerk / Dateisystem inoxision.DRIVE

Zugriff per Microsoft Windows Client (Ablage) inkl. Ablageassistent zur Belegarchivierung

Mit dem inoxision ARCHIVE-Webclient, haben inoxision Nutzer (Clients) den sicheren und definierten Zugriff auf archivierte Dokumente, direkt über den Webbrowser. Übersichtlichkeit und leichte Bedienung steht im Vordergrund.

Archivierung von E-Mails

Die revisionssichere E-Mail- und Dokumentenarchivierung ist ein essentieller Bestandteil moderner Geschäftsprozesse und trägt maßgeblich zur Sicherung und Nachvollziehbarkeit von Unternehmenskommunikation und Dokumenten bei. Dabei bezieht sich der Begriff „revisionssicher“ auf die Gewährleistung der Unveränderbarkeit und Integrität von archivierten Informationen über einen definierten Zeitraum hinweg, um gesetzliche Anforderungen, Compliance-Vorgaben und interne Richtlinien zu erfüllen. E-Mails sind ein bedeutender Bestandteil der Geschäftskorrespondenz und können rechtlich relevant sein. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, E-Mails revisionssicher zu archivieren. Dies beinhaltet die Speicherung sämtlicher E-Mail-Kommunikation inklusive Anhängen, Metadaten und Zeitstempeln, um die Authentizität und Vollständigkeit zu gewährleisten. Auch Veränderungen an den archivierten E-Mails müssen protokolliert werden, um den Nachweis der Unveränderbarkeit zu erbringen. Bei der Dokumentenarchivierung geht es nicht nur um E-Mails, sondern auch um andere geschäftliche Dokumente wie Verträge, Rechnungen, Mitarbeiterunterlagen und mehr. Auch hier muss die Revisionssicherheit gewährleistet werden, um eine lückenlose Dokumentation zu ermöglichen. Dies ist besonders wichtig für Branchen mit strengen gesetzlichen Auflagen wie dem Finanzwesen, der Gesundheitsbranche oder öffentlichen Institutionen. Um eine revisionssichere Archivierung zu gewährleisten, sind einige grundlegende Prinzipien zu beachten: Unveränderbarkeit: Archivierte Daten dürfen nicht manipulierbar sein. Jegliche Änderungen müssen protokolliert und nachvollziehbar sein. Zugriffskontrolle: Der Zugriff auf das Archiv sollte streng kontrolliert werden, um unberechtigte Änderungen oder Zugriffe zu verhindern. Langzeitarchivierung: Die archivierten Daten müssen über einen langen Zeitraum hinweg zugänglich und lesbar sein. Technische Entwicklungen und Änderungen von Datenformaten müssen berücksichtigt werden. Dokumentation: Alle Vorgänge im Zusammenhang mit der Archivierung müssen umfassend dokumentiert werden, um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. Sicherung und Redundanz: Eine zuverlässige Sicherung und Redundanz der archivierten Daten ist notwendig, um Datenverluste zu vermeiden. Die revisionssichere E-Mail- und Dokumentenarchivierung ist somit nicht nur eine gesetzliche Anforderung, sondern auch ein wichtiger Baustein für die Sicherung der Unternehmensdaten, die Vermeidung rechtlicher Risiken und die Schaffung von Vertrauen bei Kunden und Partnern. Unternehmen sollten sorgfältig die geeigneten Archivierungssysteme auswählen und regelmäßig ihre Archivierungsprozesse überprüfen, um den stetig wachsenden Anforderungen gerecht zu werden.

Verschlagwortungsdienst *3

Mit dem Verschlagwortungsdienst von inoxisionARCHIVE bekommen Sie eine weitere Möglichkeit, neben der manuellen Verschlagwortung, dem Ablageassistenten und der Stapelverarbeitung, die Archivierung Ihrer Belege einfach und flexibel zu gestalten. Ein weiteres Feature um Ihr inoxisionARCHIVE perfekt auf Ihre Bedürfnisse anzupassen! Immer da wenn Sie ihn brauchen Haben Sie in Ihrem Unternehmen in unregelmäßigen Abständen ein hohes Belegaufkommen? Oder wollen Sie Ihre alten Belege endlich digitalisieren oder einen zentralen Datenpool schaffen? Mit dem Verschlagwortungsdienst Ihres inoxisionARCHIVE erhalten Sie genau den Service den Sie brauchen! In vielen Betrieben kommen Belege zu bestimmten Jahreszeiten in hoher Anzahl auf, jeden Beleg manuell zu archivieren, kostet viel wertvolle Zeit. Oder Sie haben sich erst kürzlich für ein inoxisionARCHIVE entschieden und wollen Ihre alten Belege digitalisieren und archivieren? Mit dem inoxisionARCHIVE Verschlagwortungsdienst erleben Sie ein weiteres Feature der innovativen Leistungen von inoxisionARCHIVE. Der Verschlagwortungsdienst kann für 30 Tage Ihre Wunschzahl an Belegen automatisch verschlagworten und archivieren. Sie sparen Zeit, Geld und Nerven, Schnell und einfach gebucht – erweiterbar und auf Ihre Bedürfnisse angepasst. *Für den Verschlagwortungsdienst ist je Monat ein Guthaben von 100 Erkennungsvorgängen enthalten. Weiteres Guthaben kann kostenpflichtig gebucht werden.

Volltextsuche in E-Mails und Anhängen

Recherchemasken gewähren einen zielgerichteten Zugriff auf die jeweils gesuchten E-Mails und deren Anlagen. Die Volltextsuche ermöglicht die Suche nach bekannten Textfragmenten. E-Mails und E-Mail-Anlagen deren Inhalt im Volltextindex indiziert wurde, finden Sie in nur wenigen Sekunden.

Volltextsuche in archivierten Dokumenten (OCR)

Recherchemasken gewähren einen zielgerichteten Zugriff auf die jeweils gesuchten Dokumente. Die Volltextsuche ermöglicht die Suche nach bekannten Textfragmenten. Dokumente deren Inhalt im Volltextindex indiziert wurde, finden Sie in nur wenigen Sekunden.

Revisionssicheres Archiv (zur Erfüllung rechtlicher Anforderungen)

In der Welt der digitalen Archivierung ist der Begriff „revisionssicher“ weit verbreitet, obwohl er in den spezifischen rechtlichen Vorschriften und Gesetzen nicht genau so festgelegt ist. Er hat sich in der Praxis als Überbegriff etabliert, der die Kriterien beschreibt, die ein Archiv erfüllen sollte, um den rechtlichen Vorgaben zu genügen. Ein prominentes Beispiel hierfür ist die Archivierung von E-Mails: Empfehlung zur 100%igen Mailarchivierung: Es wird empfohlen, alle ein- und ausgehenden E-Mails automatisch und ohne Ausnahme zu archivieren. Was sind die Vorteile dieses Ansatzes? Minimierung menschlicher Fehler: Bei manueller Archivierung besteht immer das Risiko menschlicher Fehler. Eine automatische Archivierung kann dieses Risiko verringern. Rechtliche Übersichtlichkeit: Einige E-Mails könnten rechtlich relevante Informationen enthalten. Durch eine vollständige Archivierung wird sichergestellt, dass potenziell wichtige E-Mails nicht übersehen werden. Konsistenz: Ein automatisiertes Archivierungssystem gewährleistet eine konsistente Datenhaltung und erleichtert das Auffinden und Wiederherstellen von Daten. Entscheidung liegt beim Anwender: Subjektivität: Jeder Nutzer hat seine eigene Vorstellung davon, was als „wichtig“ oder „relevant“ betrachtet wird. Eine Empfehlung zielt darauf ab, Klarheit und Richtung zu geben, aber die letztendliche Entscheidung liegt immer beim Anwender. Zeitliche Herausforderungen: Angesichts der vielen täglich empfangenen E-Mails kann es schwierig sein, jede E-Mail individuell zu bewerten. Unsere Empfehlung zielt darauf ab, diese Bewertungslast zu verringern. Potenzielle rechtliche Risiken: Auch wenn die Entscheidung beim Nutzer liegt, sollte er sich der potenziellen Risiken bewusst sein, die durch das Übersehen einer rechtlich relevanten E-Mail entstehen können. Zusammenfassend: Während eine 100%ige, revisionssichere Mailarchivierung viele Vorteile bietet, sollte jeder Anwender die für ihn passende Lösung finden. Inoxision.NOW unterstützt sowohl den 100% Ansatz als auch anwendergesteuerte Archivierung und auch Mischformen daraus.

Zugriff per Webclient

Ortsunabhängiger Zugriff: Ein Webclient ermöglicht den Zugriff auf das Archiv von jedem Gerät aus, das über einen Webbrowser verfügt. Dies ist besonders nützlich für Mitarbeiter, die von verschiedenen Orten aus arbeiten oder keinen Zugriff auf ihre Hauptarbeitsstation haben. Keine Installation erforderlich: Ein Webclient erfordert keine Installation von Software, was ihn zu einer idealen Lösung für temporäre Arbeitsplätze oder für Mitarbeiter macht, die mit eingeschränkten IT Berechtigungen arbeiten. Outlook-Plugins: Durch die Integration in eines der am häufigsten genutzten E-Mail-Clients können Benutzer ihre E-Mails nahtlos archivieren und durchsuchen, ohne ihre gewohnte Arbeitsumgebung verlassen zu müssen. Zusammengefasst bietet inoxision.NOW durch seine umfassende Client-Unterstützung und Integration eine beispiellose Flexibilität und Effizienz für Unternehmen jeder Größe. Es ermöglicht Benutzern, ihre Arbeit effektiver und unabhängiger von ihrem Standort oder Gerät zu erledigen.