Revisionssicheres Archiv (zur Erfüllung rechtlicher Anforderungen)

In der Welt der digitalen Archivierung ist der Begriff „revisionssicher“ weit verbreitet, obwohl er in den spezifischen rechtlichen Vorschriften und Gesetzen nicht genau so festgelegt ist. Er hat sich in der Praxis als Überbegriff etabliert, der die Kriterien beschreibt, die ein Archiv erfüllen sollte, um den rechtlichen Vorgaben zu genügen.

Ein prominentes Beispiel hierfür ist die Archivierung von E-Mails: Empfehlung zur 100%igen Mailarchivierung: Es wird empfohlen, alle ein- und ausgehenden E-Mails automatisch und ohne Ausnahme zu archivieren. Was sind die Vorteile dieses Ansatzes? Minimierung menschlicher Fehler: Bei manueller Archivierung besteht immer das Risiko menschlicher Fehler. Eine automatische Archivierung kann dieses Risiko verringern.

Rechtliche Übersichtlichkeit: Einige E-Mails könnten rechtlich relevante Informationen enthalten. Durch eine vollständige Archivierung wird sichergestellt, dass potenziell wichtige E-Mails nicht übersehen werden.

Konsistenz: Ein automatisiertes Archivierungssystem gewährleistet eine konsistente Datenhaltung und erleichtert das Auffinden und Wiederherstellen von Daten.

Entscheidung liegt beim Anwender: Subjektivität: Jeder Nutzer hat seine eigene Vorstellung davon, was als „wichtig“ oder „relevant“ betrachtet wird. Eine Empfehlung zielt darauf ab, Klarheit und Richtung zu geben, aber die letztendliche Entscheidung liegt immer beim Anwender.

Zeitliche Herausforderungen: Angesichts der vielen täglich empfangenen E-Mails kann es schwierig sein, jede E-Mail individuell zu bewerten. Unsere Empfehlung zielt darauf ab, diese Bewertungslast zu verringern. Potenzielle rechtliche Risiken: Auch wenn die Entscheidung beim Nutzer liegt, sollte er sich der potenziellen Risiken bewusst sein, die durch das Übersehen einer rechtlich relevanten E-Mail entstehen können.

Zusammenfassend: Während eine 100%ige, revisionssichere Mailarchivierung viele Vorteile bietet, sollte jeder Anwender die für ihn passende Lösung finden. Inoxision.NOW unterstützt sowohl den 100% Ansatz als auch anwendergesteuerte Archivierung und auch Mischformen daraus.